В рассмотренном примере в трудовом договоре с руководителем предусмотрена выплата компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта в фиксированном размере 50 тыс. руб. в месяц. Компенсация выплачивается ежемесячно и не зависит от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался в служебных целях. В связи с этим возникли вопросы: облагается ли данная выплата НДФЛ и страховыми взносами? Как она учитывается при исчислении налога на прибыль?

Необходимо также учитывать, что выплаты, осуществленные организацией за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется либо эксплуатируется не в служебных целях, в целях налогообложения прибыли не учитываются и подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Напомним, что компенсации – это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (). Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются ().

В то же время при использовании личного имущества работнику выплачивается компенсация за износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России и налоговых органов, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества ().

В свою очередь расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках могут относиться к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в пределах норм, установленных нормативным актом правительства ( , ).

При определении налоговой базы по НДФЛ следует учитывать, что не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, соответственно, для целей применения необходимо руководствоваться положениями ТК РФ (). Так, выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора ().

Следовательно, компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме ().

При этом организация также должна иметь в наличии документы:

• подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику;
• расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели;
• подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов ().

По мнению контролирующих органов организация должна вести учет служебных поездок в путевых листах. Именно путевые листы являются подтверждением фактического использования имущества в интересах работодателя (Письмо Минфина РФ от 27.06.2013 г. №03-04-05/24421).

Сам по себе приказ руководителя об установлении компенсационных выплат не является первичным учетным документом (ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете») и его будет недостаточно для подтверждения реально понесенных работником затрат. Но, если у налогоплательщика будут иные документы, подтверждающие расходы (например, отчеты работника с приложенными чеками, журнал учета служебных поездок с указанием времени, цели поездки и пр.), то отсутствие путевых листов не будет являться основанием для отказа в признании компенсационных расходов.

О ПОРЯДКЕ

Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием.
2. Установить предельные размеры компенсации за использование личного транспорта в служебных целях согласно приложению.
3. Министерству финансов Российской Федерации давать разъяснения по вопросам, связанным с применением Правил, утвержденных настоящим постановлением.
4. Установить, что финансовое обеспечение расходных обязательств Российской Федерации, связанных с реализацией настоящего постановления, осуществляется в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных федеральным государственным органам в федеральном бюджете на обеспечение их деятельности на соответствующий финансовый год.
5. Признать утратившими силу:
постановление Правительства Российской Федерации от 20 июня 1992 г. N 414 «О нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях» (Российские вести, 1992, N 24);
постановление Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 24 мая 1993 г. N 487 «О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок» (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1993, N 22, ст. 2031);
пункт 1 изменений, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2010 г. N 1045 «Об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 52, ст. 7104).

Председатель Правительства
Российской Федерации
Д.МЕДВЕДЕВ

ПРАВИЛА
ВЫПЛАТЫ КОМПЕНСАЦИИ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНЫМИ
ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ГРАЖДАНСКИМИ СЛУЖАЩИМИ ЛИЧНОГО ТРАНСПОРТА
(ЛЕГКОВЫЕ АВТОМОБИЛИ И МОТОЦИКЛЫ) В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ
И ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ С ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ

1. Настоящие Правила устанавливают порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и порядок возмещения расходов, связанных с использованием указанного транспорта в служебных целях (далее соответственно — компенсация, личный транспорт, возмещение расходов) федеральными государственными гражданскими служащими, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями (далее — гражданские служащие).

2. Для получения компенсации и возмещения расходов гражданский служащий подает заявление представителю нанимателя с указанием сведений, об исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.
К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала).

3. Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в 10-дневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом: необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками; времени использования личного транспорта в служебных целях; объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.

4. Максимальный размер компенсации в месяц не должен превышать предельный размер этой компенсации, предусмотренный приложением к постановлению Правительства Российской Федерации от 2 июля 2013 г. N 563.

5. Возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

6. Выплата компенсации и возмещение расходов гражданскому служащему производятся 1 раз в текущем месяце за истекший месяц на основании акта федерального государственного органа, в котором определены размеры компенсации и возмещения расходов.

7. Гражданскому служащему, которому предоставлен служебный транспорт с персональным закреплением, в случае его отказа от этого транспорта и подачи заявления о выплате компенсации и возмещении расходов устанавливается компенсация и возмещаются расходы в порядке и размерах, предусмотренных настоящими Правилами.

Бухгалтерский учет компенсационных выплат

Пример Согласно условиям трудового договора ООО «Альфа» ежемесячно выплачивает работнику (менеджер по закупкам) компенсацию за использование личного легкового автомобиля
(объем двигателя — 1 400 куб. см) в размере 2 000 рублей.
Выплата осуществляется до 5 числа следующего за начислением компенсации месяца.

Компенсация работнику за использование личного транспорта

Компенсация за использование личного транспорта выплачивается работнику, если он эксплуатирует таковой в служебных целях. Возместить расходы сотруднику можно либо путем оформления выплат в рамках трудовых взаимоотношений, либо путем заключения гражданско-правового договора аренды автотранспорта. Обо всех нюансах, связанных с этим вопросом, расскажем далее.

Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

Российское трудовое законодательство гарантирует работникам денежные выплаты за эксплуатацию их личных вещей в интересах хозяйствующих субъектов.

Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ работник вправе рассчитывать на выплаты, только если работодатель позволил эксплуатировать личное имущество в служебных целях (или просто был в курсе). В этом случае сотруднику выплачиваются:

• компенсация за эксплуатацию, износ (амортизацию) имущества;
• фактические денежные расходы, связанные с эксплуатацией.

Данный вопрос стороны должны согласовать письменно. Сделать это можно как при заключении трудового контракта, так и позднее в качестве дополнительного соглашения к нему.

И в том и в другом случае сторонам необходимо определить:

• имущество, которое будет эксплуатироваться, и его характеристики;
• основания владения имуществом (в собственности, на основании доверенности, договора и др.);
• порядок эксплуатации;
• срок эксплуатации;
• величину компенсации за эксплуатацию имущества;
• величину реальных затрат, связанных с такой эксплуатацией;
• документы, обосновывающие эксплуатационные затраты;
• порядок и сроки платежей.

Расчет размера компенсации за пользование личным автомобилем

При наличии необходимости в эксплуатации автотранспорта работника в хозяйственной деятельности компании работник и работодатель самостоятельно определяют величину компенсации и фактических денежных расходов, связанных с такой эксплуатацией.

Соглашением могут быть закреплены любые размеры компенсации за использование личного автомобиля. Как правило, это зависит:

• от степени износа автотранспортного средства;
• срока его полезной эксплуатации, который определяется на основании технической документации;
• активности эксплуатации (письмо Минфина РФ от 16.11.2006 № 03-03-02/275).

Расходы по эксплуатации автотранспортного средства (на приобретение горюче-смазочных материалов, топлива, комплектующих и расходных материалов, ремонт, обновление и т. п.) определяются и возмещаются на основании документов, обосновывающих эти затраты. Это могут быть:

• Путевой лист - документ, подтверждающий эксплуатацию автотранспорта в интересах компании. Форму документа компания вправе разработать самостоятельно с учетом положений закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 (в ред. от 18.07.2017) № 402-ФЗ (письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).
• Кассовые чеки АЗС.
• Отчеты сотрудника с приложенными чеками (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328).
• Журнал регистрации служебных передвижений.

ВАЖНО! Расходы работника как владельца автотранспорта (например, на техосмотр, уплату транспортного налога) работодатель не компенсирует.

Налогообложение компенсационных выплат

Подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) определено, что расходы компании на содержание служебного автотранспорта снижают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль. Освобождение от налогообложения возможно только при наличии документального подтверждения:

• служебной направленности передвижений;
• реально произведенных трат (ст. 252 НК РФ).

Однако величина расходов не должна быть больше норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Нормируется в этом случае общая сумма - компенсация и реальные эксплуатационные расходы (на горюче-смазочные материалы и т. д.).

Если размер компенсации за использование личного транспорта превышает нормативы, то сумма превышения в вышеназванные расходы не входит (письмо Минфина России от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050).

Выплаты, согласованные сторонами, не облагаются:

• НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 30.04.2015 № 03-04-05/25434);
• страховыми взносами (ст. 9 закона «О страховых взносах. » от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

При этом не имеет значения, что величина компенсации может быть больше установленных нормативов (постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 № 10627/06).

ВАЖНО! Компенсация за использование личного транспорта, если она выплачивается за периоды пребывания работника в отпуске, командировке или за периоды временной нетрудоспособности, не входит в расходы, снижающие налогооблагаемую прибыль компании (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).

Компенсация за автомобиль: нормы-2017

Предельные нормы компенсации за автомобиль в 2017 году, применяемые для целей налогообложения, определяются, как и прежде, постановлением Правительства РФ «Об установлении норм. » от 08.02.2002 (в ред. от 09.02.2004) № 92. Зависят они от объема двигателя автотранспортного средства:

• до 2 000 куб. сантиметров - 1 200 руб. в месяц;
• более 2 000 куб. сантиметров - 1 500 руб. в месяц.

В эту сумму включаются фактические эксплуатационные расходы (ГСМ и т. д.).

Для федеральных государственных служащих предусмотрен иной подход (Правила выплаты компенсаций…, утв. постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563). Госслужащим, работа которых связана с регулярными рабочими поездками, назначение ежемесячной компенсации за использование личного транспорта осуществляется в размере, установленном решением работодателя на заявление конкретного работника, но в пределах, определенных в приложении к указанным Правилам.

Возмещение денежных расходов на приобретение ГСМ для госслужащих - это отдельные выплаты, которые должны подтверждаться соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Приказ на компенсацию за использование личного автомобиля

Назначение компенсации за использование личного транспорта в хозяйственной деятельности компании работникам производится приказом лица, руководящего этой компанией.

Допустимо закрепление правил выплаты компенсации в локальных нормативных актах компании.

Форму приказа каждая компания разрабатывает самостоятельно. Как правило, в нем указывают:

• фамилию, имя, отчество сотрудника, которому назначается компенсация;
• его должность;
• наименование и характеристики транспортного средства;
• условия выплаты компенсации (например, компенсация выплачивается в конце каждого месяца в твердой денежной сумме, фактические расходы - после представления необходимых документов).

Документами, обосновывающими издание приказа, являются:

• соответствующий пункт трудового контракта или дополнительное соглашение к нему;
• копия техпаспорта автотранспортного средства, заверенная в установленном порядке.

Налогообложение компенсационных выплат работнику при управлении транспортным средством по доверенности

Согласно пояснению контролирующих органов компенсация за использование работником личного транспорта в деятельности компании подлежит освобождению от налогов, только если речь идет об имуществе, принадлежащем работнику на праве собственности. Автотранспорт, которым работник пользуется по доверенности, к такому имуществу не относится.

В этом случае компенсационные выплаты:

• Не снижают налогооблагаемую прибыль компании.
• Облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Исключение: сотрудник использует транспорт, находящийся в собственности супруга (письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49).
• Облагаются страховыми взносами (письмо Минтруда России от 26.02.2014 № 17-3/В-92).

Судебные органы придерживаются другого мнения на этот счет. Суды считают имущество личным, если оно принадлежит работнику на любом законном основании, в том числе на основании доверенности (постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2013 № А76-15748/2012, постановление 13-го ААС от 22.09.2014 по делу № А56-74147/2013). Такой же вывод содержится в определении ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14.

Компенсация за аренду автомобиля у сотрудника

Для того чтобы компания не была привязана к упомянутым выше нормам, эксплуатацию личного автотранспорта сотрудника можно оформить путем заключения договора аренды автомобиля.

Гражданское законодательство предусматривает 2 вида аренды транспортных средств:

• с экипажем (ст. 632 ГК РФ) - управляет и обслуживает автомобиль работник;
• без экипажа (ст. 642 ГК РФ) -управляют автомобилем и обслуживают его иные уполномоченные компанией лица.

Соглашение заключается письменно и не требует никакого удостоверения, регистрации (ст. 633, 643 ГК РФ).

Предмет соглашения (существенное условие) должен содержать сведения, однозначно идентифицирующие объект. Они зафиксированы в свидетельстве о регистрации ТС и паспорте ТС.

Если работник - не собственник автомобиля, то к соглашению надо приложить доверенность собственника, которая предоставляет возможность сдавать доверенное имущество в аренду.

К договору аренды без экипажа следует приложить также полис ОСАГО с изменениями (перечень конкретных лиц либо без ограничений).

Оба вида договора аренды являются реальными, поскольку условием их заключения, помимо согласования существенных условий, является передача арендодателем арендатору автотранспортного средства. Передача автомобиля осуществляется путем оформления акта приема-передачи. В нем должны были перечислены и совпадать с указанными в договоре основные характеристики автомобиля, а также описано его техническое состояние по результатам осмотра.

Налогообложение выплат по договору аренды

Руководствуясь подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, компания может отнести всю сумму арендных платежей к расходам, снижающим ее налогооблагаемую прибыль. Для этого, как и в случае с компенсацией, денежные расходы должны быть обоснованы и задокументированы.

Для работника-арендодателя выплаты по договору аренды являются доходом физического лица по гражданско-правовому договору. С этих доходов должен быть удержан НДФЛ по ставке:

• 13% - для налоговых резидентов;
• 30% - для нерезидентов (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Причем компания в данном случае выступает как налоговый агент (ст. 228 НК РФ) и обязана произвести все соответствующие перечисления в бюджет.

Страховые взносы на сумму арендных платежей не начисляются, как и на любые выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (ч. 2 п. 3 ст. 9 закона № 212-ФЗ, постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № А65-16395/2012).

Исключение - оплата услуг по управлению транспортом в договоре аренды с экипажем. В этом соглашении выплаты лучше разбить на составляющие:

• Арендные платежи.
• Оплата услуг по вождению. На эту сумму следует начислить страховые взносы, но только в ПФ РФ и ФФОМС. Взносы в ФСС России не начисляются на основании п. 3 ст. 9 закона № 212-ФЗ.

Транспортный налог платит собственник автотранспорта (ст. 357 НК РФ), однако стороны могут определить условие о частичном или полном участии компании в таких расходах.

Таким образом, законодательство РФ предусматривает различные варианты выплаты компенсации за использование личного транспорта работника в деятельности компании. В случае если расходы работника не выше законодательно установленных нормативов, то экономически оправданна будет компенсация в рамках трудовых правоотношений. В противном случае целесообразно заключить соглашение об аренде автотранспорта.

Проверка выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. Где может быть нарушение?

«Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности», 2009, N 5

Использование личного имущества сотрудников в служебных целях встречается на практике довольно часто. Это может быть вызвано разными причинами, в частности разъездным характером работы. Трудовой кодекс предусматривает компенсацию расходов, понесенных сотрудником, в порядке, определенном соглашением сторон. Однако на практике не все так просто. Не всегда руководитель бюджетного учреждения может установить тот размер компенсации, который устраивал бы сотрудника, и даже не потому, что он не желает, а потому, что таковы нормы, утвержденные Минфином для бюджетных учреждений. Какие ошибки выявляются Росфиннадзором в ходе проверок, мы рассмотрим в предлагаемой читателям статье.

Как все начиналось

«Здравствуйте, мы к вам с проверкой», — с такой фразы начался рабочий день бухгалтера одного из федеральных бюджетных учреждений. Приняв это как должное, он все надеялся, что после проверки услышит слова: «Проверка закончена. Желаем вам всего хорошего! До свидания!». Однако все оказалось не так хорошо, как хотелось бы.

Ревизор сделал заключение о необоснованном расходовании средств федерального бюджета. Камнем преткновения стала выплата компенсации за использование личного транспорта руководству и отдельным сотрудникам учреждения. Бухгалтер платил столько, сколько установил руководитель.

Попробуем разобраться, насколько же правомерны действия бухгалтера, которому нужно не забывать о том, что в случае если ревизорами выявлены факты необоснованной выплаты денежной компенсации, это может быть квалифицировано как нарушение принципа результативности и эффективности использования денежных средств. Напомним, он заключается в том, что при исполнении бюджетов учреждения должны исходить из необходимости достижения заданных результатов с использованием наименьшего объема средств или достижения наилучшего результата (ст. 34 БК РФ). Соблюсти этот принцип при расчетах с работниками за использование личного автомобиля непросто в силу того, что этот вопрос не до конца урегулирован законодательством и бюджетным учреждениям приходится самостоятельно принимать решение на свой страх и риск.

На каком основании и в каком размере выплачивается компенсация?

Выплата компенсации за использование автомобиля, являющегося имуществом работника, регулируется нормами трудового законодательства. В ст. 188 ТК РФ сказано, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику:

• выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, оборудования и других принадлежащих ему технических средств;
• возмещаются расходы, связанные с использованием личного имущества.

При этом в общем случае работодатель может установить фиксированный размер компенсации, а расходы по эксплуатации авто возмещать в размере фактически произведенных затрат. Ведь размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Данное утверждение справедливо для коммерческих организаций, а бюджетным учреждениям следует учитывать Приказ Минфина России N 16н. Несмотря на то что этот Приказ датирован 2000 г., финансовое ведомство считает возможным руководствоваться им в настоящее время (Письмо Департамента бюджетной политики в сфере государственного управления, судебной системы, государственной и муниципальной службы от 13.04.2007 N 14-05-07/6).

Приказ Минфина России от 04.02.2000 N 16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок».

В данном Приказе прописано, что выплата компенсации работникам учреждений, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, производится согласно условиям и порядку, которые предусмотрены п. п. 1 — 6, 8, 9 Письма Минфина России N 57 . Выделим главное:

1. Основанием для выплаты компенсации работникам является распоряжение руководителя учреждения.
2. Выплата компенсации производится только тогда, когда работа по роду служебной деятельности связана с постоянными разъездами согласно должностным обязанностям. Если работник управляет авто по доверенности, то он также имеет право на получение компенсации.
3. Компенсация предоставляется один раз в месяц независимо от количества календарных дней. За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.
4. Понесенные учреждением расходы должны быть экономически обоснованны с точки зрения эффективности использования бюджетных средств. Использование имущества сотрудника должно быть обусловлено его должностными инструкциями (например, использование личного автомобиля связано с постоянными служебными разъездами и нахождением вдали от населенных пунктов).
5. Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок с учетом возмещения затрат по эксплуатации (сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт) (п. 3 Письма Минфина России N 57). Это не означает, что компенсация за использование личного авто не нормируется.
6. Расходы на выплату компенсации работникам бюджетных учреждений, использующим для служебных поездок личные авто, производятся в пределах ассигнований на содержание легковых автомобилей, предусмотренных на эти цели по смете соответствующих учреждений. Что касается руководителей, то им компенсация выплачивается с разрешения вышестоящих органов управления (п. 8 Письма Минфина России N 57).

Письмо Минфина России от 21.07.1992 N 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок».

В документах Минфина содержатся запутанные ссылки на нормы документов, на основании которых следует рассчитывать размер компенсации, при этом четкого и однозначного указания нет, на что обращено внимание в Постановлении ФАС МО от 14.06.2006 N КА-А40/5051-06. В Приказе Минфина России N 16н дана ссылка на Письмо Минфина России N 57, которое содержит отсылочную норму по поводу размера компенсации совсем на другой документ — Постановление Правительства РФ от 20.06.1992 N 414, положения которого уже устарели по сравнению с Приказом Минфина России N 16н. Поясним данное утверждение.

Действительно, после того как было принято Постановление N 414 в связи с изменением цен, Правительство РФ на смену ему выпустило Постановление от 24.05.1993 N 487. Именно в соответствии с ним Минфину предоставлено право изменять установленные размеры компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок с учетом изменений индекса цен. Издав Приказ N 16н, финансовое ведомство реализовало данное право, однако нормы выплаты компенсации, установленные в этом документе, далеки от сегодняшней реальности.

Выплачивать компенсации в размерах, превышающих указанные нормы, за счет средств федерального бюджета не представляется возможным: в ходе проверки факт превышения расценивается как нарушение.

Выделим несколько вариантов выплаты компенсации за использование личного автомобиля в рамках закона.

Выплата компенсации по повышенным нормам

Бюджетные учреждения наряду с выполнением своих основных функций могут заниматься деятельностью, приносящей доход, облагаемый налогом на прибыль. Это дает им право в части расходов, связанных с такой деятельностью, воспользоваться Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. В нем установлены нормы выплаты компенсации для организаций, в пределах которых данные расходы включаются в состав расходов по налогу на прибыль (1200 руб. для авто с объемом двигателя до 2 л и 1500 руб. для авто с объемом свыше 2 л).

Расходы, произведенные свыше указанных норм, не учитываются при налогообложении (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). В размерах компенсации, установленных законодательством, учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации транспортного средства затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт) (Определение ВАС РФ от 29.01.2009 N ВАС-495/09). При этом для подтверждения факта использования личного транспорта в служебных целях работник представляет заверенную копию технического паспорта машины, при управлении транспортом по доверенности — копию доверенности. Будет нелишним учет поездок сотрудника, например, в выписываемых путевых листах (Письмо УФНС по г. Москве от 18.01.2008 N 21-18/44-1).

Несмотря на то что указанные нормы касаются только налогообложения прибыли, организации нередко используют их при расчетах с сотрудниками и начислении «зарплатных» налогов. Такой подход нельзя назвать корректным. В Письме Минфина России N 57 установлено, что нормы не влияют на фактический размер выплачиваемой работнику компенсации, конкретный размер которой определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. Поэтому если работодатель выплатит компенсацию в размере, превышающем установленные Постановлением Правительства РФ N 92 нормы, то она также не облагается НДФЛ и ЕСН (Постановления ФАС ЗСО от 19.03.2008 N Ф04-2044/2008(2440-А46-34), Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06).

Бюджетные учреждения могут взять на вооружение повышенные нормы при выплате компенсации за счет поступлений от приносящей доход деятельности. В таком случае расходы на выплату компенсации будут уменьшать налогооблагаемые доходы при условии, что личный автомобиль используется в приносящей доход деятельности бюджетного учреждения. Отметим, что в Указаниях о порядке применения бюджетной классификации РФ компенсация за использование личного транспорта в служебных целях поименована в подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ. В бюджетном учете расчеты по компенсации при выплате ее за счет доходов от внебюджетной деятельности отражаются следующими бухгалтерскими записями:

Утверждены Приказом Минфина России от 25.12.2008 N 145н.
Приказ Минфина России от 30.12.2008 N 148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету».

Заметим, в пределах самостоятельно установленных бюджетным учреждением норм оно может не облагать компенсацию не только «зарплатными» налогами, но и взносами во внебюджетные фонды. В частности, компенсация за использование личного авто в служебных целях не облагается пенсионными взносами, кроме того, она исключается из расчета ЕСН.

В части взносов на страхование от несчастных случаев на производстве учреждение может взять на заметку Постановление ФАС СЗО от 24.04.2007 N А26-5397/2006-210. В соответствии с ним страхователь смог отстоять выплаченную компенсацию, не уплачивая с нее взносы по травматизму, выполнив всего два условия. Размер и порядок выплаты компенсации были установлены приказом руководителя, изданным согласно ст. 188 ТК РФ. А выплаченные работникам суммы за использование личного транспорта в служебных целях не превышали определенного локальным актом размера компенсации.

Заключение договора аренды личного авто

В Указаниях о порядке применения бюджетной классификации РФ арендная плата за пользование имуществом выделена в отдельную подстатью 224 КОСГУ. На нее относятся расходы бюджетов по внесению арендной платы в соответствии с заключенными договорами аренды (субаренды, имущественного найма) объектов нефинансовых и непроизведенных активов для государственных (муниципальных) нужд, в том числе помещений, сооружений, транспортных средств, земли и другого имущества. Как видим, расходы на аренду транспортных средств относятся к законным бюджетным расходам, поэтому в пределах бюджетных обязательств и при грамотном оформлении договорных отношений с работником бюджетное учреждение может воспользоваться данным основанием.

Аренда транспортного средства оформляется в рамках гражданско-правовых отношений, которые предполагают заключение двух основных типов договоров: аренды только транспортного средства и аренды авто с экипажем. При этом бюджетное учреждение выступает в роли арендатора, а сотрудник — в роли арендодателя. При заключении договора аренды транспортного средства без экипажа все обязанности по его содержанию, управлению и технической эксплуатации возлагаются на арендатора (ст. ст. 644 — 646 ГК РФ). При заключении договора аренды транспортного средства с экипажем, наоборот, многие расходы ложатся на арендодателя-сотрудника, который обязан предоставить авто во временное пользование, содержать его и оказывать услуги по управлению и технической эксплуатации (ст. ст. 632 — 635 ГК РФ). Именно этот вариант чаще всего практикуется, так как не каждый работник предоставит свой автомобиль для эксплуатации другому водителю. К тому же такой вариант выгоден для сотрудника, который получает арендную плату и вознаграждение за оказание услуг по управлению автомобилем и его эксплуатации.

В бюджетном учете расчеты по аренде при выплате арендной платы за счет бюджетных источников отражаются следующими записями:

Налогообложение. Выплачивая доходы сотруднику за пользование его транспортом по договору аренды, бюджетное учреждение по отношению к нему выступает в роли налогового агента (п. 1 ст. 226, пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). Налог на доходы физических лиц удерживается со всей суммы вознаграждения, включая не только арендную плату, но и выплату за управление личным автомобилем. Поименованные выплаты целесообразно предусмотреть в договоре аренды автомобиля с экипажем отдельно. Это нужно для снижения налоговой нагрузки по ЕСН. Дело в том, что выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, не являются объектом обложения ЕСН (абз. 3 п. 1 ст. 236 НК РФ). На основании этой нормы бюджетное учреждение не облагает сумму, начисленную за предоставление сотрудником своего автомобиля в аренду (Письмо УФНС по г. Москве от 20.04.2007 N 21-18/340).

И как же все закончилось

Описанная нами в начале статьи история может иметь две концовки — хорошую и не очень. Читатель, который ознакомился с материалом и убедился в правильности исчисления и выплаты компенсации, может рассчитывать на благоприятный исход проверки. Бухгалтер проверяемого учреждения, возможно, не все знал о выплате компенсации и был наказан, но после прочтения статьи он понял, как не попадать в подобную ситуацию в дальнейшем.

Компенсация за автомобиль нормы

Некоторые вопросы компенсации за использование личного автомобиля при выполнении должностных обязанностей

Предприятие планирует выплачивать своим работникам (региональным менеджерам по продажам) компенсацию за использование личного автомобиля для выполнения своих должностных обязанностей. Сумма компенсации, фиксированная, и не включает компенсации стоимости ГСМ. Сумма компенсации будет облагаться НДФЛ и ВС.

Для заправки этих авто предприятие будет закупать ГСМ и выдаваться талоны своим работникам. По результатам периода (месяца) работники составляют отчет о списании ГСМ (примеры во вложении).

Какие налоговые риски несет предприятие по этой операции? Есть ли вложенные документы достаточными для НЕ начисления налогов (НДС, НДФЛ и ВС) по списанию ГСМ?

Существует три варианта использования собственного автомобиля работника в деятельности предприятия. Это заключение договора:

— использование автомобиля как инструмента с компенсацией.

В Кодексе законов о труде (далее — КЗоТ) о компенсации работнику за использование в хозяйственной деятельности предприятия и его собственного автомобиля не упоминается. В статье 125 КЗоТ «Компенсация за износ инструментов, принадлежащих работникам» КЗоТ речь идет только об инструментах физического лица, за износ которых она имеет право получить компенсацию. Автомобиль — хоть и не является инструментом, но ДФС неоднократно соглашалась с тем, что при выплате компенсации за использование работником личного автомобиля для выполнения трудовых обязанностей можно пользоваться ст. 125 КЗоТ.

В таком случае, работники, использующие свои авто для нужд предприятия, учреждения, организации, имеют право на получение компенсации за их износ (амортизацию).

Размер и порядок выплаты этой компенсации определяются собственником или уполномоченным им органом по согласованию с работником.

Часть первая статьи 6 ГКУ позволяет сторонам заключать договоры, не предусмотренные актами гражданского законодательства, но соответствующие общим принципам гражданского законодательства. Поэтому если стороны договорятся, то могут заключить и договор компенсации. Поскольку законодательство не регулирует порядка заключения такого договора, это дает предприятию право установить его самостоятельно во внутреннем локальном акте.

Существует два подхода к документальному оформлению отношений в таком случае — «договорной» и «по заявлению». То есть можно оформить договор о выплате компенсации за использование автомобиля работника, в котором установить размер компенсации и периодичность ее выплаты. Также можно не оформлять письменного договора, а на основании заявления работника об использовании собственного автомобиля в служебных целях издать приказ руководителя о возможности такого использования и выплату компенсации.

Независимо от того, по какому варианту предприятие и работник договорятся использовать его личный автомобиль в производственной деятельности, арендная плата или компенсация должна выплачиваться на основании первичных документов, подтверждающих фактическое использование транспортного средства и понесенные работником расходы.

В случае заключения договора использования автомобиля с компенсацией ситуация с документами несколько сложнее. Связано это с тем, что на законодательном уровне не определено, что именно входит в понятие «компенсация» (то есть расходы должны компенсироваться работнику) и как вычислять ее размер.

Если учитывать все возможные затраты на автомобиль, сумма компенсации может состоять из двух частей:

— Первая: компенсация непосредственно за использование личного автомобиля работника в интересах предприятия (амортизация);

— вторая: расходы, связанные с его эксплуатацией (в частности, расходы на заправку).

Именно о том, что будет компенсироваться работнику, указывается в приказе руководителя предприятия. Как правило, предприятие компенсирует работнику определенную сумму только за использование автомобиля.

Вопросы налогообложения выплат, связанных с использованием предприятием личного автомобиля работника в служебных целях.

НДС . Поскольку владельцем автомобиля является физическое лицо — не плательщик НДС, то, конечно, ни налогового кредита в сумме выплаченного возмещения или арендной платы предприятие не будет.

Предприятие имеет право на налоговый кредит при приобретении бензина. И не будет признавать налоговое обязательство в соответствии с п. 198.5 НКУ, в случае документального подтверждения его использования в хозяйственной деятельности.

Именно для этого следует оформить отношения по использованию автомобиля с работником, желательно составить приказ, в котором указать направление использования такого автомобиля (он, конечно, должен быть связан с хозяйственной деятельностью) и подтвердить факт использования бензина для использования именно этим автомобилем. Для этого следует составлять соответствующие документы (можно использовать путевые листы, хотя их форма, когда типичная, пока отменена, акты списания). Советуем, для доказательства связи осуществленных предприятием расхода топлива с его хозяйственной деятельностью, в путевых листах коротко указывать куда и с какой целью двигался автомобиль.

Кроме этого, контролирующие органы не видят связи с хоздеятельностью предприятия в случае списания топлива сверх норм установленные приказом №43 (подкатегория 502.07.20 «Как учитываются расходы на приобретение ГСМ, если в приказе Министерства транспорта Украины от 10.02.98 № 43« О утверждении норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте »отсутствуют нормы расхода топлива на автомобиль?»). Поэтому, по их мнению, на сумму такого превышения начислять налоговые обязательства по НДС на основании норм пп. «Г» п. 198.5 НКУ.

Впрочем, считаем, если предприятие разработает и утвердит собственные нормы списания топлива, тогда будет считаться, что оно использует топливо в пределах хоздеятельности.

НДФЛ по выплате работнику компенсации за использование личного автомобиля.

Порядок налогообложения доходов физических лиц регулируется разделом IV НКУ, согласно пп. 162.1.1 п. 162.1 ст. 162 которого предусмотрено, что плательщиком налога на доходы физических лиц является, в частности, физическое лицо — резидент, получающее доходы из источника их происхождения в Украине.

Подпунктом 163.1.1 п. 163.1 ст. 163 НКУ определено, что объектом налогообложения физического лица — резидента является общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход — это любой доход, подлежащий налогообложению, начисленный (выплаченный, предоставленный) в пользу плательщика налога в течение отчетного налогового периода (п. 164.1 ст. 164 НКУ).

В соответствии с пп. «Г» п. 164.2.17 НКУ доход, полученный налогоплательщиком в виде суммы денежного или имущественного возмещения любых расходов или потерь налогоплательщика, кроме обязательно возмещаются согласно закону за счет бюджета или освобождаются от налогообложения согласно ст. 165 НКУ является дополнительным благом работника.

В Налоговом расчете по форме № 1ДФ такие доходы должны быть отражены с признаком «126».

Ставка налога на доходы физических лиц в соответствии с п. 167.1 ст. 167 НКУ составляет 18 процентов.

Учитывая изложенное, и условия запроса, средства, потраченные предприятием для заправки транспортного средства не включаются в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход такого работника. Но неотъемлемым условием является то, что Вы должны доказать, связь таких расходов с хозяйственной деятельностью предприятия.

Военный сбор.

Также, доходы, определенные ст. 163 НКУ, является объектом налогообложения военным сбором (пп. 1.2 п. 16 1 подраздела 10 раздела XX НКУ).

Ставка военного сбора составляет 1,5 проц. объекта налогообложения, определенного пп. 1.2 п. 16 1 подраздела 10 раздела XX НКУ (п. 1.3 п. 16 1 подраздела 10 раздела XX НКУ).

Начисление, удержание и уплата (перечисление) налога на доходы физических лиц и военного сбора в бюджет осуществляются в порядке, установленном ст. 168 НКУ.

Кроме того, освобождаются от налогообложения военным сбором доходы, согласно разделу IV НКУ не включаются в общий налогооблагаемый доход физических лиц (не подлежат налогообложению, облагаются по нулевой ставке), кроме доходов, указанных в подпунктах 165.1.2, 165.1.18, 165.1 .25, 165.1.52 п. 165.1 ст. 165 НКУ (пп. 1.7 п. 16 1 подраздела 10 раздела XX НКУ).

Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

В Трудовом кодексе указывается, на что конкретно идет компенсация:

• амортизацию автотранспорта;
• оплату затрат на ГСМ (бензин, топливо);
• техобслуживание.

Соглашение о покрытии расходов

В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

• о марке транспорта работника, годе выпуска;
• о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.

Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.

В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.

Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации. Необходимо использовать простые расчеты, отображаемые в соглашении:

1. Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
2. Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.

Налоговый учет

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2016 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Документы для оформления компенсации

Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

1. Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.
2. Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
3. Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
4. Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.

Важно! Если для учета выплат используется собственная форма, то в нее необходимо включать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать политике предприятия.

5. Чеки, квитанции на оплату ГСМ и прочие расходы работнику компании следует предоставлять вместе с авансовым отчетом. Согласно предоставленным квитанциям оплачивается денежная компенсация. Покрытие расходов на бензин осуществляют, учитывая его действительный расход и лимит, утвержденный в технической документации.
6. Покрытие затрат, которое указано в соглашении и трудовом договоре. Размер компенсации утверждается в приказе или расчетном листе. Сумма возмещения может быть указана и в двустороннем соглашении, если выплачивается по фиксированной ставке.

Компенсация за использование собственного авто

Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

• Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
• Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

Аренда авто в служебных целях

Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала. Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды. За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация. Авто можно взять в аренду вместе с сотрудником. При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо организации.

Для работодателя на УСН преимущество заключается в уменьшении налоговой базы (согласно ст. 346 НК РФ, п.1). Расходы на содержание транспорта несет работодатель и может включать их в статью расходов.

В обеих ситуациях необходимо:

1. Заключить договор аренды.
2. Установить сумму компенсационных ежемесячных платежей.
3. Передать транспорт по акту.

Важно! Ежемесячные платежи аренды работодатель включает в доход своего сотрудника. Компенсация облагается НДФЛ по ставке 13% (по статье 226 НК РФ п.1, ст. 224 п.1). Страховые взносы платить не придется.

Бухгалтерский учет компенсации

Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 - Расходы на продажу, счет 20 - Основное производство, счет 26 - Общехозяйственные расходы).

Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

Пример. Компенсация сотруднику предприятия

ООО «Ибис» перечислило 23.07.2017 г. на зарплатную карту работника компенсацию за пользование собственным авто в размере 4000 рублей за июль 2017 г. Для отражения налога на прибыль выплата предоставлена по нормативу - 1500 рублей, т.к. объем двигателя личного транспорта выше 2000 куб.см. В бухучете будут отражены проводки:

Недостатки компенсации по фиксированной ставке

Единый размер выплат целесообразно устанавливать для служащих, чья деятельность связана с регулярными служебными поездками. Если сотрудник пользуется автомобилем несколько дней в месяц, а его компенсация неизменна, то могут возникнуть недопонимания с контролирующими органами.

Если для сотрудника утверждено фиксированное возмещение затрат — 3000 рублей в месяц, а из 21 рабочего дня маршрутные листы составлены лишь на 17, то сумма выплаты, не облагаемая НДФЛ, рассчитывается:
3000 руб. / 20 х 17 = 2550 рублей. Так считают одни представители контролирующих органов. Однако другая сторона утверждает, что сумму компенсации необходимо выплачивать независимо от фактического количества дней пользования автомобилем.

Поэтому возмещение затрат по фиксированной ставке рекомендуется предоставлять сотрудникам, использующим автотранспорт в должностных целях регулярно. В иных ситуациях лучше оформлять выплаты с помощью путевых листов и иных документов.

Минфин России разъяснил, что при использовании личного автомобиля для служебных поездок в целях налога на прибыль можно учесть только компенсацию в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Однако существует и другой вариант оформления отношений между работником и организацией, который позволяет включить в расходы в полном объеме все выплаты работнику.

Если работник по согласованию с работодателем использует в служебных целях свой личный автомобиль, работодатель обязан выплатить ему компенсацию за использование автомобиля и возместить расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Правила учета

В целях исчисления налога на прибыль к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такие нормы утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 . Согласно им по легковым автомобилям с объемом двигателя до 2000 куб. см размер компенсации составляет 1200 руб. в месяц, а с объемом двигателя свыше 2000 куб. см. - 1500 руб.

Из постановления не ясно, включают ли эти нормы и возмещение расходов на ГСМ. В связи с этим у компаний возникает вопрос: можно ли учесть в расходах помимо компенсации за использование автомобиля в служебных целях в пределах установленных норм суммы возмещения стоимости бензина, потраченного сотрудниками на служебные поездки?

Позиция Минфина

В своих письмах специалисты финансового ведомства неоднократно разъясняли, что в нормах, установленных Правительством РФ, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Поэтому компания не вправе включать в расходы по налогу на прибыль компенсацию (с учетом затрат) на ГСМ в части превышения установленных Правительством РФ норм (письма от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48789, от 04.12.2015 № 03-03-06/70852, от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239). Аналогичная точка зрения содержится и в комментируемом письме.

Мнение арбитров

Позиция Минфина России находит поддержку в судах. Так, в деле, рассмотренном в Определении ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09, компания выплачивала работникам компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, и учитывала ее в прочих расходах на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Помимо компенсации она возмещала им расходы на ГСМ, которые учитывала в материальных расходах на основании подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ как затраты на приобретение топлива.

Суды первой и апелляционной инстанций пришли к выводу, что действия компании правомерны. Они отметили, что компенсация работникам за использование их авто учтена в расходах в пределах установленных норм, что налоговым органом не оспаривается. Затраты на ГСМ в размер этой компенсации не включаются, поскольку они относятся к расходам самой организации. Поэтому она правомерно учла их на основании подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ.

Однако окружной суд посчитал данный вывод ошибочным. Он указал, что при оплате ГСМ, израсходованных в процессе эксплуатации личных легковых автомобилей сотрудников для служебных поездок, компания не несет расходы на приобретение топлива, а компенсирует расходы работника по использованию личного автомобиля (в том числе и затраты на ГСМ). Поэтому никаких оснований для учета сумм возмещения ГСМ в части, превышающей установленные нормы компенсации, у компании не было. ВАС РФ отказал в передаче дела на пересмотр.

А в решении от 14.09.2009 № ВАС-10278/09 ВАС РФ указал, что Налоговый кодекс допускает уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на компенсацию затрат, возникающих у работника в случае использования им личного транспорта для служебных целей (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Возможность такой компенсации установлена ст. 188 ТК РФ. При этом в целях налога на прибыль данная компенсация учитывается только в пределах норм, устанавливаемых Правительством РФ. Данные нормы включают в себя и затраты на ГСМ при эксплуатации личных авто сотрудников.

Таким образом, учитывая позицию Минфина России и мнение ВАС РФ, компания, выплачивающая по правилам трудового законодательства компенсацию работникам за использование их авто в служебных целях, может учесть выплаты работникам только в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Альтернативный вариант

В вышеупомянутом решении ВАС РФ указал на альтернативный вариант оформления отношений с работниками по использованию их авто в служебных целях. Высшие арбитры отметили, что отношения между работодателем и работником при использовании последним личного автомобиля в служебных целях могут быть оформлены как на основе приказа руководителя путем выплаты компенсации, как и посредством заключения между организацией и работником договора аренды транспортного средства. А в соответствии со ст. 642-646 ГК РФ на арендатора может быть возложено несение расходов на содержание арендованного транспортного средства, в том числе и возникающих в связи с его эксплуатацией.

Таким образом, если компания заключит с работником договор аренды его транспортного средства, она сможет учесть все выплаты работнику по такому договору в расходах.

Так, в постановлении АС Западно-Сибирского округа от 26.09.2014 по делу № А46-15928/2013 суд рассмотрел ситуацию, когда с работниками были заключены договоры аренды транспортного средств, по условиям которых работникам возмещалась стоимость истраченного ими для служебных поездок ГСМ. Суд указал, что отношения, связанные с использованием личных транспортных средств, урегулированы компанией и ее работниками посредством заключения гражданско-правовых договоров. Поэтому она правомерно учла расходы на возмещение ГСМ в составе расходов. Аналогичный вывод содержится и в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 20.02.2006 по делу № А44-3149/2005-9.

Н.А. Мацепуро, юрист

Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля

Как оформляются, учитываются и облагаются компенсации за применение личного транспорта в служебных целях

Тексты упоминаемых в статье Писем Минфина можно найти: раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс (информационный банк «Финансист»)

Порой работа некоторых сотрудников компании связана с частыми разъездами. К примеру, ездить по служебным делам могут директора, бухгалтеры, менеджеры, курьеры, прорабы, снабженцы. И если работник по согласованию с руководством компании использует для служебных поездок личный транспорт, то он имеет право на компенсацию своих расходовст. 188 ТК РФ .

Определяем размер компенсации

Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездкуст. 188 ТК РФ .

Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие суммыст. 188 ТК РФ :

• компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта;
• возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта, например на ГСМ.

Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях.

Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.

Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:

• степень его износа и срок полезного использованияПисьмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19 ; п. 2 Письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260 ;
• интенсивность его использования .

Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:

• <или> приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за месяц пп. 17-20 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н ;
• <или> установить расценки за 1 км «служебного» пробега автомобиля. Их можно позаимствовать у такси.

Смотрим «зарплатные налоги»

Компенсации за использование личного транспорта не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в том числе «на травматизм») в пределах сумм, предусмотренных соглашением работника и работодателяст. 188 ТК РФ ; п. 3 ст. 217 НК РФ ; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах...» ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» .

Но чтобы доказать, что это именно компенсация, а не доход работника, вам нужно запастись документами. Это:

1) соглашение между работодателем и работником об использовании личного транспорта работника, оформленное как дополнение или приложение к трудовому договору. Если вы договариваетесь о компенсации при приеме работника на работу, то эти условия можно прописать в самом трудовом договоре;

2) копия свидетельства о регистрации транспортного средства, так как компенсация положена лишь за использование личного имущества работника. А вот можно ли выплачивать компенсацию работнику, который управляет автомобилем на основании доверенности, вопрос спорный. Есть письма контролирующих органов, как разрешающиеПисьмо Минфина России от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812 ; Письма УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1 , от 18.09.2007 № 18-11/3/[email protected] , так и запрещающие это делать ;

3) документы учета служебных поездок:

• <если> вы выплачиваете компенсацию исходя из километража служебных поездок, то оформляйте путевые листы утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 . Кстати, километраж можно считать не только на основании показаний одометра автомобиля, но и на основании данных иных приборов учета перемещения транспортного средства (в частности, показаний GPS-навигатораПисьмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 );
• <если> вы платите компенсацию, не учитывая «служебный» пробег (например, в фиксированном размере), то можете составлять любые документы. Это может быть журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т. п.

Не забывайте, что, когда вы используете для учета служебных поездок свои формы документов, они должны содержать все реквизиты первичного документа и быть утверждены в составе учетной политики организациип. 3 ст. 6 , п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» ;

4) чеки (квитанции, накладные) на покупку ГСМ и оплату иных расходов, связанных с использованием работником личного транспорта в служебных целях (например, квитанция об оплате стоянки на территории аэропорта). Для удобства работник может представлять вам эти документы вместе со своим заявлением на возмещение расходов или авансовым отчетом. На основании этих документов вы компенсируете ему расходы. Затраты на ГСМ вы можете возмещать, исходя:

• <или> из фактического расхода ГСМ на 100 км «служебного» пробега;
• <или> норм расхода ГСМ, указанных в технической документации автомобиля;
• <или> норм Минтрансапп. 7.1 , 7.2 Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р ;

5) расчет компенсации. Порядок расчета может содержаться в соглашении об использовании автомобиля (трудовом договоре) или в разработанной и утвержденной организацией методике. А конкретный размер компенсации - в приказе, в расчетном листке (расчете, калькуляции) или опять же в соглашении (трудовом договоре), если компенсация установлена в фиксированной сумме.

Уделите особое внимание правильному составлению документов для выплаты компенсации. Ведь нечеткие формулировки или ошибки в них могут обернуться доначислениями НДФЛ и страховых взносов.

Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами как сумма компенсации за износ, так и сумма возмещения расходовп. 3 ст. 217 НК РФ ; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ ; Письма Минфина России от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327 , от 20.05.2010 № 03-04-06/6-98 .

Однако это не означает, что от обложения «зарплатными налогами» освобождены любые возмещаемые работнику расходы, связанные с использованием им личного транспорта для служебных поездок.

Из авторитетных источников

Заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России

“ Возмещаемые работнику в связи с использованием автомобиля в служебных целях расходы на ГСМ, мойку и парковку (в рабочее время) не будут облагаться НДФЛ при наличии документов, подтверждающих:

• принадлежность используемого автомобиля работнику;
• расчет компенсации;
• фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (путевые листы);
• сумму расходов на ГСМ, мойку, парковку (кассовые чеки).

Возмещаемые же работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной формеп. 1 ст. 210 , подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ . Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы” .

Учитываем компенсацию для целей налогообложения

Для целей налогообложения прибыли суммы компенсации за использование личного транспорта работника учитываются в прочих расходах на дату выплаты в пределах месячных нормподп. 11 п. 1 ст. 264 , п. 38 ст. 270 , подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ ; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 ; Письмо Минфина России от 09.08.2011 № 03-03-06/1/465 :

• по легковым автомобилям:

При рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно - 1200 руб.;

При рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см - 1500 руб.;

• по мотоциклам - 600 руб.

При этом вам нужно помнить несколько правил налогового учета этих сумм:

• для их учета нужно иметь тот же пакет подтверждающих документов, что и для целей НДФЛ, в том числе путевые листы или заменяющие их документып. 1 ст. 252 НК РФ ; Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/[email protected] . Кстати, суды считают, что оформлять путевые листы не обязательноПостановления ФАС ЦО от 25.05.2009 № А62-5333/2008 ; Семнадцатого ААС от 31.01.2008 № 17АП-218/2008-АК . Но проверяющие, как правило, придерживаются иного мнения. Поэтому если спорить с ними вы не хотите, то лучше все-таки вести учет служебных поездок;
• суммы возмещения транспортных расходов работнику для целей налога на прибыль не учитываются. Поскольку, как считают контролирующие органы и суды, компенсация включает в себя возмещение абсолютно всех расходов работника, в том числе и затрат на ГСМПисьмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/[email protected] ; Письмо Минфина России от 16.11.2006 № 03-03-02/275 ; п. 4 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением главы 25 НК РФ (одобрен президиумом ФАС УО 29.05.2009) ;
• по мнению Минфина, дни, когда транспорт не использовался из-за его неисправности и когда работник отсутствовал на работе (например, болел или был в отпуске), оплачивать не нужноп. 2 Письма Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87 .

По грузовым автомобилям норм не установлено. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и в возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полностьюподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ . Согласен с этим и МинфинПисьмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150 .

Упрощенцы, выбравшие объект налогообложения «доходы минус расходы», признают в расходах суммы компенсаций так же, как и общережимникиподп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ .

Отражаем компенсацию в бухучете

Сумма компенсации включается в расходы в полном объеме на дату начисленияпп. 5 , 6, 6.1 , 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н . Списывать эти расходы удобнее на те же счета учета затрат, где отражается и зарплата работника (44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.).

Но если даты начисления и выплаты компенсации не совпадут, то в учете возникнут временные разницып. 8 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций», утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н .

Чтобы минимизировать применение ПБУ 18/02, старайтесь выплачивать компенсацию работнику в месяце ее начисления.

Кроме того, может получиться так, что в налоговом и бухгалтерском учете вы будете признавать разные суммы компенсации. Тогда вам придется отражать постоянное налоговое обязательствопп. 4 , 7 ПБУ 18/02 .

Пример. Учет выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля

/ условие / ООО «Альянс» перечислило 31.08.2011 на зарплатную карту работника - менеджера продаж компенсацию за использование личного автомобиля в сумме 5000 руб. за август 2011 г. Для целей налога на прибыль сумма компенсации признана по норме 1200 руб., поскольку объем двигателя автомобиля меньше 2000 куб. см.

/ решение / ООО «Альянс» отразит в учете следующие проводки.

Содержание операции	Дт	Кт	Сумма, руб.
На дату перечисления компенсации работнику (31.08.2011)
Перечислена сумма компенсации работнику	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по компенсациям за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок»	51 «Расчетные счета»	5000
Сумма компенсации отражена в расходах	44 «Расходы на продажу»	73, субсчет «Расчеты по компенсациям за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок»	5000
Отражено постоянное налоговое обязательство ((5000 руб. – 1200 руб.) х 20%)	99 «Прибыли и убытки», субсчет «Постоянное налоговое обязательство»	68, субсчет «Налог на прибыль»	760

Оцениваем недостатки фиксированной компенсации

Если работа сотрудника не связана с ежедневными разъездами, то не стоит устанавливать ему компенсацию за износ транспорта в фиксированной сумме в месяц. Иначе возможны разногласия с контролирующими органами относительно ее налогообложения. Ведь непонятно, как учитывать компенсацию для этих целей - в полной сумме или из расчета дней фактического использования транспортного средства для служебных поездок. Вот что нам разъяснили относительно НДФЛ.

Из авторитетных источников

“ Суммы компенсаций за использование работником при выполнении своих трудовых обязанностей личного автомобиля, включая компенсацию расходов, возмещаются при наличии указанных выше документов, в том числе путевых листов. Поэтому за время, когда личный транспорт работника фактически не использовался в указанных целях - поездки не подтверждены путевыми листами, компенсация должна рассчитываться пропорционально количеству дней фактического использования автомобиля. Например, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации, не облагаемая НДФЛ, составит 1800 руб. (2000 руб. / 20 дн. х 18 дн.)” .

Минфин России

А вот какой позиции придерживаются представители Минфина России относительно учета фиксированной компенсации для целей налогообложения прибыли.

Из авторитетных источников

Главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

“ Если работнику за использование им в служебных целях личного автомобиля компенсация установлена в фиксированном размере, она выплачивается вне зависимости от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался для выполнения служебных поручений. То есть, к примеру, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, а путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации будет все равно 2000 руб. А при расчете налога на прибыль можно учесть максимальную сумму компенсации за этот месяц (1500 руб. в месяц для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 куб. см или 1200 - для автомобилей с объемом двигателя 2000 куб. см и менее). И ее не надо никак корректировать” .

Оформляем соглашение о выплате компенсации

Мы уже сказали, что о выплате компенсации работник и работодатель должны договоритьсяст. 188 ТК РФ .

Некоторые организации вместо соглашения оформляют приказ о выплате компенсации работнику. И суды признают такой приказ с подписью работника, подтверждающей, что он с ним ознакомлен, письменным соглашениемПостановление ФАС ЗСО от 24.12.2008 № Ф04-5698/2008(11737-А81-41) ; Определение Нижегородского областного суда от 05.04.2011 № 33-3213 . Но лучше не провоцировать споры и составить двустороннее письменное соглашение к трудовому договору.

В соглашении желательно предусмотреть:

• данные о транспорте работника (марка, год выпуска, госномер);
• размер компенсации, ее расчет и порядок выплаты (в том числе в части возмещения расходов на ГСМ).

Тогда соглашение будет понятно и работнику, и проверяющим. Составить его можно, например, так.

Приложение № 2
к трудовому договору № 57
от 01.03.2011

Соглашение об использовании личного автомобиля работника

г. Москва

Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» в лице генерального директора Романова Евгения Алексеевича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и Старостин Александр Валерьевич, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились о нижеследующем.
1. Работник с 1 сентября 2011 г. при исполнении своих трудовых обязанностей использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль «Форд-фокус» с объемом двигателя 1800 куб. см, 2008 года выпуска, государственный номер А777ОЕ177 (далее - автомобиль).
2. За использование автомобиля работодатель выплачивает работнику компенсацию в размере 3,50 руб. за 1 км пробега в служебных целях и возмещает расходы на ГСМ (бензин марки АИ-92).
3. Расходы на бензин возмещаются работнику исходя из указанного в руководстве по эксплуатации автомобиля норматива расхода топлива - 10 л/100 км и километража, пройденного в служебных целях.
4. Работник обязуется:
- вести учет служебных поездок в путевых листах;
- представлять в бухгалтерию работодателя путевые листы и документы, подтверждающие транспортные расходы за месяц, в последний рабочий день этого месяца.
5. Компенсация выплачивается по окончании месяца, не позднее дня выдачи заработной платы, установленного правилами внутреннего трудового распорядка.

Приложения:
1. Копия свидетельства о регистрации транспортного средства.
2. Копия руководства по эксплуатации автомобиля «Форд-фокус».

Аподп. 2 п. 1 ст. 254 , подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ ; ст. 646 ГК РФ ; Письмо Минфина России от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649 . Но не стоит забывать, что со стоимости аренды нужно удерживать НДФЛподп. 4 п. 1 ст. 208 , п. 1 ст. 226 НК РФ .